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Nei progetti Digital il Project Manager non basta più: il nuovo ruolo chiave del Product Manager

A cura del Team di Excellence Innovation

  1. Introduzione: Project Management vs. Product Management

I due termini Project Management e Product Management vengono spesso confusi e utilizzati erroneamente allo stesso modo. Anche le rispettive figure di governo condividono lo stesso acronimo “PM”, senza considerare le diversità che le contraddistinguono.

In questo articolo cercheremo di far emergere le differenze tra i due processi, parlando delle principali attività e competenze di un Product Manager e, in particolare, dei benefici che stiamo riscontrando in Excellence Innovation nel passaggio strategico da Project Management a Product Management. 

Innanzitutto, cerchiamo di fare chiarezza riguardo agli aspetti fondamentali che definiscono i due processi e di conseguenza le due figure.  

Il Product Manager è un ruolo strategico di governo e guida dell’intero ciclo di vita del prodotto, sotto molteplici punti di vista. 

Sin dalla fase di disegno, si pone al centro di tre aspetti cardine della creazione di un prodotto digitale: gli obiettivi di business, i bisogni del cliente/utente finale e il team di progetto che lavora per raggiungere questi obiettivi e soddisfare questi bisogni. 

Il Product Manager quindi definisce la vision e la strategia di prodotto, delinea e prioritizza le attività del team di creazione, partecipa alle fasi di ricerca con gli utenti finali per comprendere i loro reali bisogni, misura i risultati “sul campo” del prodotto stesso, definendone un percorso di consolidamento o di cambiamento in funzione dei dati concreti di utilizzo, anche in funzione di KPI stabiliti e monitorati nel tempo. 

Il Project Manager invece è una figura con un perimetro di responsabilità importante ma più limitato, principalmente di coordinamento esecutivo, che si occupa principalmente di organizzare le attività e coordinare le risorse nel modo più efficace, una volta stabiliti dagli stakeholder gli aspetti principali del progetto (requisiti, obiettivi di business, risorse, ecc.). Tra le sue responsabilità rientrano lo scheduling delle attività, l’allocazione delle risorse, il controllo della timeline e del budget, le condivisioni e i confronti con il cliente. 

I vantaggi del passaggio da Project a Product Management

Ormai da 3 anni, in Excellence Innovation stiamo lavorando per strutturare il nostro approccio di realizzazione in “prodotto-centrico”, con un percorso di consolidamento delle nostre competenze verso il Product Management.

Guardando alla nostra diretta esperienza, i principali benefici che questo cambiamento ha portato finora sono:

  • Una maggiore flessibilità progettuale, grazie al passaggio da una gestione per competenze distinte ad una gestione organica di tutte le figure coinvolte nel processo di creazione del prodotto;
  • Un più facile mantenimento di qualità ed efficienza nella realizzazione del prodotto in tutte le fasi del processo;
  • una mediazione più efficace nella comunicazione tra tutte le figure coinvolte nonostante le diverse competenze dei vari ruoli;
  • l’ottimizzazione delle risorse interne in termini di effort e tempi, grazie soprattutto all’allineamento continuativo di tutti gli stakeholder nelle scelte sia tattiche che strategiche sul prodotto.

Il Product Manager: quali sono le attività di cui si occupa

Le attività di cui si occupa il Product Manager rientrano in 4 categorie principali:

  1. Setting vision and strategy Sono le attività di definizione della visione strategica sull’intero ciclo di vita del prodotto, anche tramite la progettazione per obiettivi e le iterazioni successive basate su dati concreti.

Le attività di Strategic planning includono l’impostazione delle aree di maggiore investimento per poter prioritizzare tutte le attività e stabilire cosa è più importante per raggiungere gli obiettivi di realizzazione del prodotto. Tra queste rientra anche la realizzazione e il controllo della Product roadmap, la timeline che indica i dettagli di tutte le fasi di lavoro.

  1. Connect and Communicate Sono tutti gli aspetti organizzativi e gestionali sia verso il team realizzativo che verso gli stakeholder. Infatti, le capacità relazionali sono una delle caratteristiche più importanti che un Product Manager deve possedere.

Alcuni step da seguire per costruire relazioni efficaci con i membri dei propri team da coordinare potrebbero essere: sviluppare una relazione one-to-one con ogni persona, aiutare ogni figura a capire come il proprio ruolo è fondamentale e contribuisce alla visione più ampia del prodotto e cercare di mantenere tutti i team il più possibile interconnessi tra loro, guidando i meeting di allineamento con i diversi ambiti di realizzazione attraverso competenze multidisciplinari che un Product Manager efficace deve possedere.

  1. Discover and Analyze Sono le attività afferenti all’analisi iterativa del contesto/mercato in cui si inserisce il prodotto, i dati relativi al suo utilizzo, gli utenti target ed i KPI a vari livelli.

Per citarne alcune, sono le analisi delle performance del prodotto, le interviste e sessioni di test del prodotto con gli utenti, le ricerche di mercato e le analisi dei competitors utili a consolidare il percorso evolutivo del prodotto stesso.

  1. Document and Decide Sono le attività di consolidamento della roadmap evolutiva di prodotto, a partire dagli insight emersi dalle attività di analisi, per condividerle e renderle comprensibili agli stakeholder principali e guidare le decisioni strategiche riguardo al prodotto, anche in questo caso coniugando obiettivi, requisiti e vincoli di business, di design e tecnologici.

Processo di creazione del prodotto: il ruolo del Product Manager in relazione a tutte le figure coinvolte

La multidisciplinarietà è onnipresente in ogni momento della vita dei nostri Software. Nel processo di creazione dei nostri prodotti, combiniamo le nostre competenze specialistiche in diversi ambiti tramite diverse figure, che ovviamente variano a seconda del progetto. Principalmente sono coinvolti Designer, Software Developer, Consultant/Analyst.

Il Product Manager deve quindi interfacciarsi e coordinare team di progetto multidisciplinari, mantenendo allo stesso tempo le relazioni con il cliente ed eventuali stakeholder interni ed esterni.

Prendendo come riferimento il processo Agile che seguiamo nella creazione dei nostri prodotti, illustriamo brevemente quali sono i punti di contatto tra PM e le principali figure coinvolte.

  • Product Manager & Designer

Spesso le due figure si sovrappongono durante il processo. Perché accade?

  • L’expertise e le skill dei Product Designer sono applicate in tutte le fasi dello sviluppo di un prodotto con diversi gradi di coinvolgimento, al contrario di ruoli come UX writer o QA engineer che prevedono competenze più specialistiche. Come per i designer, anche i Product Manager sono presenti in ogni fase e stanno alla guida del processo e della sua organizzazione.
  • Il Product Manager è responsabile dell’organizzazione del processo, mentre il Product Designer è responsabile della qualità e integrità della soluzione. Entrambe le figure costruiscono però il proprio lavoro basandosi sulla comprensione degli utenti e degli obiettivi di business.

Nel nostro processo il Designer ha responsabilità primaria nella fase di “Plan” e “Build” tramite l’ideazione e la costruzione del prototipo del prodotto, partecipa alla fase di “Discover” tramite la ricerca utente e fornisce supporto nella fase di “Review” tramite l’organizzazione delle attività di testing.

  • Product Manager & Software Developer

Il Product Manager per potersi interfacciare con la parte di sviluppo deve possedere una buona base di conoscenze tecniche e tecnologiche. Il grado di profondità di queste conoscenze è dettato dal tipo di società, di prodotto e utenti target con cui si trova ad operare.

Avere una buona base di conoscenze tecniche è fondamentale anche per lo sviluppo di relazioni efficaci con il cliente e soprattutto per l’attività di raccolta dei requisiti tecnici, assicurandosi che i Developer abbiano tutte le informazioni necessarie per procedere con il loro lavoro.

Nel nostro processo Product Manager e Developer si interfacciano principalmente nella fase di “Build”, di cui il Developer ha responsabilità primaria dello sviluppo della soluzione, e nelle fasi di “Discover” e “Plan” in cui avvengono confronti tra le due figure per capire la portata del progetto e prime valutazioni sugli strumenti tecnici necessari per la realizzazione.

  • Product Manager & cliente/customer

Il Product Manager è la figura di riferimento sia internamente che esternamente al team di progetto. Esternamente è fondamentale costruire una relazione efficace con il cliente ed eventuali altri stakeholder per riuscire a mediare tra i bisogni degli utenti finali, le risorse interne e di realizzazione e gli obiettivi di business sia del cliente che interni alla compagnia per cui lavora. Per questo, è importante che il PM sviluppi skill di relationship management, che saranno indispensabili per coordinare persone (interne ed esterne) e attività nel raggiungimento di un obiettivo comune e condiviso.

In sintesi, un Product Manager, per riuscire ad essere efficace nel proprio ruolo, deve avere molta esperienza diretta di interfacciamento con le varie figure citate, ma ad un livello di profondità adeguato. Questo perché riesce a consentirgli di assorbire le specificità del prodotto che governa e poter prendere scelte adeguatamente flessibili verso il prodotto stesso, verso gli utenti finali e verso il team di sviluppo allo stesso tempo.