di Marta Morandi, Junior UX Designer di Excellence Innovation

Il periodo di pandemia di COVID-19 ha forzato e velocizzato la digitalizzazione di numerosi ambiti tra cui il Document Management, che comprende la creazione, condivisione, organizzazione e archiviazione di documenti.

Per non perdere efficienza e sicurezza, il lavoro da remoto necessita di soluzioni che permettono un’archiviazione centralizzata e un sistema di reperimento dei dati efficiente: infatti, una recente ricerca ha stimato il valore del mercato dei software di Document Management a $4.89 miliardi nel 2019, stimato in crescita a più del doppio ($10.17B) entro il 2025. (Document Management Systems Market – Growth, Trends, and Forecast (2020 – 2025).

Perché questa tipologia di sistemi è così importante? Scopriamolo!

Quali sono i vantaggi di adottare un software di Document Management?

Introdurre in azienda sistemi digitali per la gestione e condivisione di documenti può portare numerosi vantaggi misurabili, tra cui:

• Risparmio di tempo e costi: L’utilizzo di questi software può arrivare a far diminuire del 40% i costi per la gestione manuale dei documenti. Infatti, può essere dispendioso riuscire a trovare in poco tempo i documenti di cui si ha bisogno se non sono aggiornati ed archiviati in modo efficace. (Fonte: Learn: Electronic Document Management System (EDMS), 2020 – Laserfiche)

• Riduzione margine di errore: Con una elaborazione manuale dei documenti, il rischio di errore è maggiore. Grazie alla digitalizzazione del processo, gli errori durante la gestione dei documenti si riducono fino al 30%. (Fonte: Handling Paper in a Digital Age: The Impact of Document Management Software, 2018 – DocStar)
• Incremento della sicurezza informatica: La condivisione di documenti avviene in modo sicuro e nel rispetto della compliance aziendale, riducendo il rischio di violazione dei dati o infrazioni.

I 5 player di Document Management più flessibili sul mercato

I sistemi più flessibili di Document Management presenti sul mercato offrono diverse funzionalità evolute per portare innovazione ed efficacia nella gestione della documentazione interna ed esterna, nonché nella gestione dei rapporti con i clienti.

Tra questi, abbiamo analizzato cinque player distintivi sul mercato delle soluzioni di Document Management: Templafy, Box, PandaDoc, Redtail Classic Imaging, Citrix Sharefile.*

In particolare, dei cinque player analizzati abbiamo studiato questi fattori:

• Facilità nella composizione e personalizzazione dei documenti, tra cui  progettazione su modelli, creazione di contenuti e strumenti di presentazione che supportano comunicazioni personalizzate;
• Supporto nella gestione del rapporto con i clienti, tra cui spicca la flessibilità di condivisione dei documenti all’utente su più canali di comunicazione;
• Efficace modalità di organizzazione e archiviazione dei documenti;
• Facilità nel collaborare con altri utenti alla creazione e stesura di un documento.

Riportiamo di seguito per ognuna delle 5 soluzioni gli aspetti più significativi dell’esperienza utente, quegli elementi che consideriamo distintivi per poter avere una gestione documentale efficace.

*Esempi e immagini riportati nell’articolo si basano su un’analisi condotta a novembre 2021.

Cinque esempi di funzionalità distintive

Templafy: personalizzare e comporre in modo facile i documenti

L’aspetto per cui si contraddistingue maggiormente Templafy è una composizione dello storytelling del documento a partire da modelli predefiniti, tutti accessibili dallo stesso punto e sempre aggiornati in tempo reale.

In questo modo si hanno sempre a disposizione modelli e contenuti approvati e brandizzati potendone personalizzare elementi specifici, come le immagini, l’ordine, ecc.

Lo strumento è dotato anche da un “Brand checker” che notifica l’utente se alcuni elementi modificati del documento non stanno rispettando le linee guida di brand e offre suggerimenti per risolvere il problema. Si ha così la certezza che tutti i documenti e presentazioni condivisi esternamente siano allineati con i canoni aziendali.

Box: collaborare in modo efficace

Uno degli aspetti distintivi per cui si caratterizza Box è sicuramente la semplicità con cui più utenti (fino a 30) possono collaborare e lavorare contemporaneamente ad uno stesso documento.

Si possono condividere note real-time create a partire da template o strutturate liberamente, citare altri utenti per far sì che vengano notificati del messaggio, arricchire le note con altre presentazioni o video.

Fondamentale è anche l’integrazione con sistemi CRM (come Salesforce o Oracle NetSuite) e con altre App per la condivisione, firma digitale, creazione di PDF e così via.

PandaDoc: monitorare il comportamento dei destinatari

La funzionalità di Document Tracking è quella che ci ha più colpito di PandaDoc.

Tracciare il comportamento dei destinatari dei nostri documenti è fondamentale per capire se stiamo prendendo le giuste scelte e per orientare le azioni future.

Tra gli elementi che si possono tracciare troviamo il tempo totale speso sul documento, il numero di volte che è stato aperto, se sono presenti download del documento, i link interni cliccati, l’ultima pagina vista, le pagine su cui ci si è soffermati maggiormente, ecc.

Possono essere condotti anche A/B test per valutare il tasso di utilizzo di versioni diverse del documento e capire quali versioni danno i migliori risultati.

Redtail Classic Imaging: organizzare e archiviare intuitivamente i documenti

Redtail Classic Imaging si contraddistingue per la sua sezione di repository di documenti facilmente categorizzabili e filtrabili.

Si possono organizzare cartelle per ogni cliente e strutturarle tutte allo stesso modo secondo un template di base, riducendo di molto il tempo di creazione.

Una funzionalità importante è anche il collegamento della cartella di documenti del cliente con il profilo presente sul loro CRM. In questo modo si può avere un veloce accesso alla repository dei documenti direttamente dal profilo cliente.

Citrix Sharefile: condividere i documenti e ottenere feedback dai clienti

Citrix Sharefile offre una modalità efficace di condivisione dei documenti tramite un “Client portal”, che permette di dare a clienti e stakeholder esterni un veloce accesso ai documenti.

Si tratta di una condivisione sicura e cloud-based che consente anche di ottenere commenti e feedback dalle persone con cui è stato condiviso il documento, che possono interagirci lasciando commenti o domande direttamente in punti specifici del documento.

Il portale può essere inoltre liberamente brandizzato con logo e colori dell’azienda.

Le Best practice per una gestione documentale di successo

I vantaggi emersi dalle ricerche fanno capire quanto sia importante individuare le principali best practice che consentono ad un’azienda di gestire in modo funzionale ed efficace i processi che ruotano attorno alla gestione di documenti.

Dalla nostra analisi abbiamo identificato quali sono i pilastri che definiscono un processo di gestione documentale di successo. Ne elenchiamo di seguito i più importanti:

• Personalizzazione. Consentire all’utente di poter personalizzare i documenti e rispondere quindi a specifiche esigenze del cliente. L’utente può comporre o modificare facilmente ed in modo guidato i documenti, sfruttando percorsi guidati e contenuti profilati suggeriti dallo strumento;
• Centralizzazione. Avere a disposizione in un unico punto i documenti aziendali sempre aggiornati, categorizzati e profilati in modo efficace, da poter anche utilizzare come template per la personalizzazione;
• Condivisione e raccolta feedback. La flessibilità nella condivisione con il cliente nelle modalità e canali da lui utilizzati, e la ricezione di feedback che aiutano ad avere uno scambio efficace, gettando le basi per le successive fasi della relazione;
• Tracciabilità. Poter verificare se i clienti hanno fruito e letto i documenti inviati (è stato letto? cosa in particolare? per quanto tempo?), per quantificare l’interesse sui contenuti condivisi e migliorare la propria efficacia commerciale.

Nelle nostre ricerche di benchmark cerchiamo sempre di tradurre i risultati in principi generali che possono essere utilizzati ed applicati in diversi contesti e casi d’uso. Noi stessi, a seconda delle specifiche esigenze dell’utente, adattiamo e applichiamo con successo questi principi nella progettazione dell’esperienza d’uso dei nostri applicativi.

Per avere ulteriori informazioni e approfondimenti riguardo alla ricerca, contattaci!