di Sonia Vitolo, Project Consultant in Excellence Innovation
I progetti IT si sviluppano in contesti sempre più complessi, dove la vera sfida non è solo l’integrazione tecnologica, ma l’allineamento continuo tra esigenze di business e capacità dei sistemi.
La complessità non è solo tecnica: il punto critico è tradurre in modo corretto le esigenze di business in specifiche implementabili. Quando i requisiti sono vaghi o incompleti, il risultato è prevedibile: interpretazioni diverse, rilavorazioni, ritardi e conflitti tra funzioni.
La qualità dei requisiti diventa quindi un fattore strutturale del progetto, non un dettaglio documentale. Definirli in modo chiaro, misurabile e verificabile significa ridurre ambiguità, rendere oggettivi i criteri di accettazione e creare un collegamento concreto tra decisione strategica e realizzazione tecnica.
Un requisito può riguardare funzionalità applicative, processi operativi, livelli di servizio, qualità del dato o integrazioni tra sistemi. Affinché sia realmente utile, deve poter essere compreso, implementato e verificato senza ambiguità. L’approccio SMART consente di trasformare esigenze spesso informali o di alto livello in specifiche chiare, misurabili e orientate all’implementazione.
L’acronimo SMART identifica cinque caratteristiche fondamentali: un requisito deve essere Specifico (Specific), quindi chiaro e non ambiguo; Misurabile (Measurable), verificabile attraverso metriche oggettive; Raggiungibile (Attainable), tecnicamente e organizzativamente sostenibile; Rilevante (Relevant), coerente con gli obiettivi di business e operativi; e Temporalmente definito (Time bounded), con scadenze o riferimenti temporali precisi. In contesti progettuali che coinvolgono funzioni diverse, business, operations e IT, questi criteri riducono le interpretazioni soggettive e favoriscono l’allineamento tra stakeholder.
La specificità è fondamentale nei contesti ad alta complessità. Requisiti generici come “il sistema deve essere sicuro” o “la piattaforma deve essere efficiente” non guidano l’implementazione. Un requisito ben formulato delimita ambito, processo e risultato atteso, distinguendo ad esempio tra protezione dei dati, sicurezza delle transazioni o gestione degli accessi. Questa precisione riduce ambiguità e facilita il coordinamento tra funzioni diverse.
La misurabilità permette di valutare in modo oggettivo le prestazioni del sistema. Indicatori e soglie, come tempi di risposta, livelli di disponibilità, accuratezza dei controlli o tempi di elaborazione, rendono verificabili i risultati e supportano controllo e miglioramento continuo.
Il criterio di raggiungibilità impone coerenza con vincoli tecnologici e organizzativi. Nei progetti IT l’innovazione deve rapportarsi con le capability esistenti: un requisito sostenibile bilancia evoluzione e stabilità, evitando obiettivi irrealistici che generano ritardi o rischi operativi.
La rilevanza assicura allineamento con le priorità strategiche. Non tutti i requisiti producono lo stesso valore: alcuni garantiscono continuità del servizio, altri ottimizzano processi o migliorano l’esperienza utente. Collegarli esplicitamente agli obiettivi facilita le scelte di priorità e l’allocazione delle risorse.
Infine, la dimensione temporale collega il requisito alla pianificazione. Associare scadenze, milestone o periodi di riferimento consente di monitorare l’avanzamento, coordinare le attività e prevenire slittamenti lungo il ciclo di progetto.
La differenza tra un requisito generico e uno SMART emerge chiaramente nella pratica. Dire che “il sistema deve essere veloce” è insufficiente; definire invece che “l’applicazione deve rispondere entro 2 secondi nel 95% dei casi con 1.000 utenti concorrenti entro il prossimo rilascio” stabilisce criteri chiari e verificabili. Analogamente, l’obiettivo “migliorare l’esperienza utente” diventa operativo se tradotto in “entro 6 mesi, ridurre del 30% il tempo medio di completamento di un processo digitale, mantenendo un tasso di abbandono inferiore al 10%”.
È inoltre importante distinguere tra obiettivi strategici e requisiti operativi: i primi definiscono la direzione, ad esempio migliorare l’esperienza utente o aumentare l’efficienza dei processi, mentre i requisiti SMART traducono tali obiettivi in specifiche concrete che sistemi e processi devono soddisfare. Questa distinzione evita interpretazioni incoerenti durante l’implementazione e riduce il rischio di soluzioni non allineate alle aspettative.
CONCLUSIONI
In sintesi, applicare i criteri SMART nei progetti IT non è un esercizio formale di scrittura, ma una scelta di governance. Significa trasformare obiettivi e aspettative in elementi chiari, misurabili e verificabili, riducendo ambiguità e rendendo il confronto tra stakeholder più oggettivo e orientato ai risultati.
L’approccio SMART non riguarda solo i requisiti funzionali: può essere esteso a milestone, rilasci, metriche di performance e obiettivi di programma. Definire traguardi con scadenze, indicatori e criteri di accettazione espliciti consente di monitorare l’avanzamento in modo trasparente, anticipare i rischi e supportare decisioni basate su dati.
Adottarlo significa introdurre maggiore prevedibilità, responsabilità e controllo lungo tutto il ciclo di vita progettuale. In contesti ad alta complessità, la chiarezza non è un elemento accessorio, ma una leva strategica per garantire esecuzione efficace e coerenza tra visione e delivery.
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